Evidence návštěv
bez chaosu.
Visitors je digitální systém pro evidenci návštěv ve firmách a firemních areálech. Propojuje pozvání, dokumentaci, QR vstup, Check-in, OOPP, notifikace i Check-out do jednoho řízeného procesu pro návštěvníka, hostitele a vrátnici.
24/7
dohledatelná historie
QR
ověření na vrátnici
Jedna evidence
bez papírů a paralelních tabulek
Řízený vstup
dokumenty a QR před příjezdem
Provoz vrátnice
Check‑in, OOPP a Check‑out
Automatická komunikace
e‑mail a SMS ve správný čas
Když má návštěva projít bezpečně, neměla by projít pěti různými systémy.
Visitors sjednocuje proces, který bývá běžně rozdělený mezi e‑maily, telefonáty, papír, vrátnici a interní evidenci.
Bez Visitors
Ruční evidence
Papíry, Excel a přepisování stejných údajů.
Telefonování na vrátnici
Kdo přišel, koho hledá a jestli je vše připravené.
Dokumentace bokem
BOZP a GDPR nejsou součástí jednoho procesu.
Nejasná odpovědnost
Kdo převzal a kdo vrátil zapůjčené vybavení?
S Visitors
Jednotný workflow
Od žádosti nebo pozvánky až po opuštění areálu.
Automatická komunikace
Hostitel i návštěvník dostanou potřebnou informaci ve správný čas.
Kontrolní body
Dokumentace, QR, OOPP i Check‑out jsou součástí stejné návštěvy.
Dohledatelná historie
Důležité akce zůstávají na jednom místě.
Jak funguje systém evidence návštěv Visitors
Každá role řeší pouze svoji část. Visitors drží návštěvu pohromadě.
Hostitel nebo návštěvník
Termín a pravidla vstupu
Ověření návštěvy
Ověření návštěvy
Příchod na vrátnici
Výdej a vrácení věcí
Odchod a historie
Víte, kdo je právě v areálu.
Vrátnice i administrátor vidí aktuální návštěvy, stav procesu, termín, hostitele a všechny důležité akce na jednom místě.
Rychlá kontrola osob, které se právě nacházejí uvnitř.
Podle návštěvníka, e‑mailu nebo hostitele.
Žádost, Pozváno, Potvrzeno, Probíhá, Zrušeno nebo Opustil areál.
01 / Přehled
02 / Filtry
03 / Stavy
Návštěvu založí firma. Nebo návštěvník sám.
Hostitel může návštěvu vytvořit přímo. Externí návštěvník může naopak využít veřejný formulář a požádat o termín.
Pozvánka od hostitele
Termín, kontakt, OOPP, poznámka i další návštěvníci.
Veřejná žádost
Návštěvník zvolí hostitele a navrhne vhodný termín.
Jednotné pokračování
Po schválení už oba scénáře pokračují stejným workflow.
Dokumentace před vstupem
Návštěvník projde požadované dokumenty ještě před příchodem.
Povinnosti vyřešené ještě před příjezdem.
Návštěvník může dostat potřebnou dokumentaci předem, potvrdit její seznámení a následně použít QR pro ověření na vrátnici.
BOZP a GDPR
Dokumentace je součástí konkrétní návštěvy.
QR identifikace
Jednoduché ověření návštěvy při vstupu.
Interní pravidla
Proces lze doplnit o dokumenty konkrétního areálu.
Návštěvní systém, který aktivně řídí celý proces
Vrátnice odbaví návštěvu během několika kroků.
Přechod do stavu Probíhá, následný Check‑out a kontrola podmínek před odchodem.
Zapůjčené věci pod kontrolou.
Evidence konkrétních položek, vrácení a historie přímo u návštěvy.
Bez telefonátů a přepisování.
Hostitel navrhne nové datum a návštěvník ho přijme nebo odmítne.
Správná informace dorazí automaticky.
E‑mail a SMS při důležitých změnách, aby návštěvník i hostitel věděli, co se děje.
Každá důležitá akce je dohledatelná.
Stavy, příchody, odchody, změny termínu i práce se zapůjčenými věcmi.
Data připravená pro provoz i kontrolu.
Přehled příchodů a odchodů, filtrace podle období a návazné exporty.
Tam, kde návštěva není jen jméno na papíře.
Visitors dává největší smysl v provozech, kde je potřeba spojit bezpečnost, recepci, dokumentaci a dohledatelnost.
Výrobní areály
BOZP, OOPP, vrátnice a jasný přehled externích osob.
Logistika
Řízený příjezd, evidence pohybu a rychlé odbavení.
Administrativa
Profesionální recepční proces bez zbytečné administrativy.
Více objektů
Jednotný proces a jasná pravidla napříč provozem.
Technologie, která rozumí vrátnici.
Visitors vzniká v prostředí A‑ROYAL Service — firmy zaměřené na fyzickou ostrahu, bezpečnostní systémy a provozní služby. Proto návrh workflow vychází z reálných situací, ne jen z teoretického visitor managementu.
„Nejde jen o to návštěvu zapsat. Jde o to, aby správně prošla celým procesem — od pozvání až po bezpečný odchod.“
Připraveno i pro každodenní používání zaměstnanci.
Visitors dává největší smysl v provozech, kde je potřeba spojit bezpečnost, recepci, dokumentaci a dohledatelnost.
Novinka
Osobní QR
Samostatná položka v hlavním menu pro rychlý přístup k osobnímu QR.
Profil
Můj účet
Úprava jména, kontaktu, preferovaného jazyka a změna hesla na jednom místě.
4 jazyky
Vícejazyčné prostředí
Rozhraní je připravené pro české i zahraniční uživatele.
Čeština
Angličtina
Francouzština
Němčina
Začněme vaším procesem. Ne seznamem funkcí.
Visitors lze nastavit podle skutečného fungování konkrétního areálu, rolí a interních pravidel.
01
Krátké demo
Projdeme váš současný proces návštěvy a místa, kde vzniká zbytečná administrativa nebo riziko.
02
Nastavení workflow
Role, dokumenty, OOPP, způsob skenování QR a pravidla komunikace přizpůsobíme provozu.
03
Pilotní provoz
Řešení ověříme v praxi a doladíme podle zkušenosti vrátnice a hostitelů.
Co klienty typicky zajímá.
Musí návštěvu vždy zakládat zaměstnanec?
Ne. Vedle klasického vytvoření návštěvy hostitelem může návštěvník využít veřejný formulář a o návštěvu požádat.
Umí Visitors pracovat s BOZP a GDPR?
Ano. Dokumenty lze navázat na pozvánku a návštěvník může potvrdit seznámení před vstupem.
Co když návštěvník nevrátí zapůjčené vybavení?
Visitors eviduje zapůjčené věci u konkrétní návštěvy a systém může před Check‑outem upozornit, že je potřeba vše vrátit.
Je možné změnit termín návštěvy?
Ano. Hostitel může navrhnout jiné datum a návštěvník návrh přijme nebo odmítne prostřednictvím odkazu.
Je aplikace vícejazyčná?
Aktuální verze podporuje češtinu, angličtinu, francouzštinu a němčinu.
Pojďme Visitors ukázat na vašem konkrétním provozu.
Místo obecné prezentace projdeme, jak dnes návštěvy fungují u vás — a kde může digitální workflow ušetřit administrativu a zpřehlednit vstup do areálu.